Jegyzőtárs – biztonsági és adatkezelési összefoglaló
Tervezet, 2026. szeptember · próbaidőszak. Élesítés előtt jogi és informatikai biztonsági felülvizsgálat szükséges.
A Jegyzőtárs próbaidőszakban van. Ez az összefoglaló külön mutatja, mi igaz ma, és mit tervezünk az éles szolgáltatásba. Felhasználói fiók, feltöltő felület és központi dokumentumtár ma nincs: a felvétel megosztási linkkel érkezik, a feldolgozást kézzel indítjuk, a tervezet e-mailben megy vissza.
1. Szerepek
- A mellékelt bemutató tervezet esetében az adatkezelő a DataSpark – Gura Csaba egyéni vállalkozó; a jogalap jogos érdek, érdekmérlegelési teszttel (kérésre megküldjük). A forrás az Önök hivatala által nyilvánosan közzétett ülésfelvétel.
- Az Önök kérésére feldolgozott felvételnél az adatkezelő a megrendelő önkormányzat vagy közös önkormányzati hivatal, az adatfeldolgozó a DataSpark, a megrendelő utasításai szerint, adatfeldolgozói szerződés alapján (GDPR 28. cikk). A szerződést a felvétel átvétele előtt kötjük meg, a díjtalan próbánál is.
- További adatfeldolgozók (alvállalkozók): előzetesen megnevezve; új alvállalkozó csak előzetes értesítés után.
| Alvállalkozó | Feladat | Bemutató tervezet (nyilvános felvétel, a mi kezdeményezésünkre) | Az Önök kérésére feldolgozott felvétel |
|---|---|---|---|
| Soniox, Inc. (USA) | beszédfelismerés (hang → szöveg) | igénybe vettük; a hangfájlt és a leiratot a feldolgozás után API-hívással töröljük | csak EU-régiós végponton |
| a jegyzőkönyv-tervezet megszövegezése | Gemini API, EU-régiós garancia nélkül; a szolgáltató megőrzési szabályai érvényesek | csak EU-régióban futó szolgáltatással (Vertex AI), zéró-megőrzési beállítással | |
| Google (Workspace) | levelezés | a levelezés tartalma | a levelezés tartalma |
| Anthropic PBC (Claude, fejlesztői asszisztens) | a tervezetek minőségellenőrzése és a feldolgozó szkriptek fejlesztése | a leiratok és tervezetek részleteit feldolgozta | a hibakereséshez a tervezet és a leirat részletei megnyílhatnak benne; az Önök kérésére kizárjuk, ekkor a hibakeresés csak a tervezet nélkül folyik |
„Az Önök kérésére feldolgozott felvétel” minden olyan felvétel, amelyet a hivatal kér feldolgozni – akkor is, ha az ülés videója nyilvános. Ilyen felvételt addig nem veszünk át, amíg az EU-régiós út nem áll készen.
2. Milyen adatok kerülnek feldolgozásra?
- A nyilvános ülés hangfelvétele, a leirat és a tervezet (a képviselők, a jegyző, a felszólalók neve és elhangzott hozzászólása).
- A testület névtára (a képviselők, bizottságok, intézmények neve – nyilvános forrásból).
- A kapcsolattartó neve és hivatali e-mail-címe, a levelezés tartalma.
Nem dolgozunk fel:
- zárt ülés hangfelvételét – nem kérjük; ha mégis érkezne, feldolgozás nélkül töröljük, és jelezzük a küldőnek;
- minősített adatot (ennek küldése tilos).
A tervezetben a nem közszereplő magánszemélyek a szerepükkel szerepelnek („a kérelmező”); nevüket, lakcímüket, telefonszámukat és adóazonosítójukat a tervezet nem tartalmazza. Kiküldés előtt gépi szűrő fut: blokkolja a kiküldést, ha telefonszámot, lakcímet, adóazonosítót vagy magánszemélyre utaló szövegkörnyezetben álló ismeretlen nevet talál; minden más ismeretlen nevet emberi átnézésre jelöl. Ezután minden tervezetet egy ember is átnéz.
3. Megőrzés és törlés
- Bemutató anyag (hangsáv, leirat, tervezet): a levelezés lezárásától számított 90 napon belül töröljük; tiltakozás esetén soron kívül. A levelezés lezárása az utolsó levélváltás napja, de legkésőbb a próbaidőszak vége. A ki nem küldött bemutató anyagot a próbaidőszak végétől számított 90 napon belül töröljük.
- Az Önök kérésére feldolgozott felvétel és leirata: a tervezet visszaküldése után legfeljebb 7 napig őrizzük (hogy egy kérdésre vissza tudjunk hallgatni), utána töröljük – a levelezésből és a megosztásból letöltött példányt is; a hivatal saját példányát a hivatal iratkezelési szabályai szerint őrzi.
- Az ebből készült tervezet nálunk: az adatfeldolgozói szerződés megszűnésétől (a díjtalan próbánál: a harmadik tervezet visszaküldésétől vagy a próba lemondásától) számított 30 napon belül töröljük.
- Az alvállalkozóknál: a Sonioxnál a feldolgozás után API-hívással törlünk, és a törlést listázással ellenőrizzük (2026. szeptember 18-án a Sonioxnál sem fájl, sem leirat nem volt); a Google-nél az Önök kérésére feldolgozott felvételekre zéró-megőrzési beállítás vonatkozik majd (lásd 1. pont).
4. Technikai és szervezési intézkedések
Ma:
- Titkosított adatátvitel (TLS) az alvállalkozók felé. Az e-mail titkosítása a fogadó levelezőszervertől is függ, ezért a felvételt nem e-mail-mellékletként, hanem megosztási linkkel kérjük – lehetőleg a hivatal saját tárhelyéről, hogy ne lépjen be újabb szolgáltató.
- A feldolgozás egyetlen, jelszóval és lemeztitkosítással védett munkaállomáson történik; a felvételek, leiratok és tervezetek forráskód-tárolóba és nyilvános tárhelyre nem kerülnek. A tervezet e-mailben megy vissza, így a levelezésben (Google Workspace) is megmarad, amíg a levelezést nem töröljük.
- A feldolgozáshoz használt kulcsok a forráskódtól elkülönítve tárolódnak.
- Az anyagokhoz emberként egyetlen személy, a vállalkozó fér hozzá; a gépi feldolgozók az 1. pont táblázatában szerepelnek.
- Adatvédelmi incidens esetén 24 órán belül értesítjük az érintett hivatalt.
Az éles szolgáltatásba tervezzük: felhasználói fiók kétfaktoros belépéssel, hozzáférési napló, titkosított központi tárolás EU-régióban, a megrendelő által beállítható megőrzési idő.
5. Kiberbiztonsági besorolás (2024. évi LXIX. tv., 418/2024. Korm. r.)
A felhőszolgáltatás igénybevétele a hivatal adatosztályozásától függ. A Jegyzőtárs a nyilvános ülések anyagára készült; ha a hivatal a feldolgozott adatokat olyan kategóriába sorolja, amely csak Magyarországon kezelhető, a szolgáltatás ebben a formában nem vehető igénybe – ezt a felvétel átvétele előtt közösen egyeztetjük.
6. Mesterséges intelligencia
A tervezet gépi úton készül, ezért hibát tartalmazhat. A rendszer a bizonytalan elemeket jelöli; a végleges jegyzőkönyvet a jegyző ellenőrzi és hitelesíti. Az anyagokat modelltanításra nem használjuk fel, és az alvállalkozók sem: a szövegalkotáshoz használt Gemini API fizetős szinten fut, ahol a szolgáltató feltételei szerint a bemenet és a kimenet nem szolgál a termékei fejlesztésére; a beszédfelismerőnél a felvételt és a leiratot a feldolgozás után töröljük.