Testületi jegyzőkönyv hangfelvételből: így készül, erre figyeljen
Egy képviselő-testületi ülés hangfelvételéből a jegyzőkönyv kézi gépeléssel és rendezéssel órákig tartó munka. A munka jelentős részét gyakran nem az írás, hanem a keresés teszi ki: ki szólt hozzá, mit szavaztak, mi lett a határozat pontos szövege. Az alábbi útmutató a felvételtől az aláírásig végigveszi, mitől lesz gyorsabb és pontosabb a jegyzőkönyv – akár kézzel, akár géppel készül a tervezet.
Mitől lesz jó a felvétel?
A jegyzőkönyv minősége az ülésteremben dől el. Néhány szokás sokat segít:
- Hangozzon el a szavazás eredménye. Ha az ülés vezetője kimondja: „7 igen, 0 nem, 0 tartózkodás”, a szám a felvételből visszakereshető. Ha csak kézfeltartás látszik, a számot utólag senki nem tudja ellenőrizni.
- Hangozzon el a napirendi pont sorszáma és címe, amikor a tárgyalása kezdődik. Így a felvétel a napirend szerint bontható.
- A hozzászóló mondja ki a nevét, ha az ülést vezető polgármester nem név szerint adja meg a szót.
- Egy felvétel az egész ülésről. Ha a felvétel szünet miatt több részben készül, a részeket időrendben, hiány nélkül érdemes megőrizni.
- Mikrofon a beszélők közelében. A terem végéből rögzített hang a hozzászólók nevét és a számokat gyakran érthetetlenné teszi.
Leirat vagy jegyzőkönyv?
A szó szerinti leirat és a jegyzőkönyv nem ugyanaz. A leirat mindent rögzít, ami elhangzott; a jegyzőkönyv a törvényben felsorolt elemeket tartalmazza, rendezett szerkezetben. Hogy pontosan mit kell tartalmaznia, arról külön oldalunk szól: Mit kell tartalmaznia a képviselő-testületi jegyzőkönyvnek?
A gyakorlatban ezért a leirat csak nyersanyag: a hozzászólásokat napirendi pontonként rendezni kell, a szavazásokat a hozzájuk tartozó döntés mellé kell tenni, a határozatokat a helyi számozás szerint kell megjelölni.
A meghívó a jegyzőkönyv váza
A rendezést nagyban gyorsítja a meghívó: a napirendi pontok sorrendje és címe, az előterjesztők és a meghívottak neve onnan átvehető. Ami az ülésen eltér a meghívótól – napirend-módosítás, új pont, visszavont előterjesztés –, azt a felvétel alapján kell átvezetni.
A képviselők, a bizottságok és az intézmények helyes neve a település honlapjáról összegyűjthető. Egy előre elkészített névsor sok elírást megelőz.
Ami nem hangzott el, ne kerüljön bele
Gyakori rejtett hiba a jóhiszemű kitöltés: a felelős és a határidő beírása „ahogy szokás”, vagy egy szavazási szám kikövetkeztetése. Ha valami nem hangzott el, jobb jelölni és utánanézni, mint kitalálni. A jelölt helyek listája az ellenőrzésnél munkalista lesz.
Ellenőrzés aláírás előtt
Az aláírás előtti átnézésnél ezek a pontok érik meg a visszahallgatást:
- Nevek: minden hozzászóló neve és szerepe egyezik-e a névsorral.
- Szavazások: az igen, nem és tartózkodás összege nem több-e a jelen lévő képviselők számánál, és egyezik-e a felvétellel.
- Határozatok: a sorszám folytatja-e a testület évközi számozását, és a határozat szövege az elhangzott szöveget követi-e.
- Felelős és határidő: elhangzott-e, vagy pótolni kell.
- Bizonytalan helyek: a jelölt helyeket időpont alapján visszahallgatták-e.
A kész jegyzőkönyvet a jegyző az ülést követő tizenöt napon belül küldi meg a kormányhivatalnak (338/2011. Korm. rendelet; részletesen: Jegyzőkönyv megküldése a kormányhivatalnak).
Hogyan segít ebben a Jegyzőtárs?
A Jegyzőtárs a képviselő-testületi és bizottsági ülések hangfelvételéből a Mötv. 52. § (1) bekezdése szerinti szerkezetű jegyzőkönyv-tervezetet készít: a jelenlévők névsorával, a napirenddel, napirendi pontonként a hozzászólók nevével és hozzászólásuk lényegével, a szavazások eredményével és határozati blokkokkal. Felelőst, határidőt, pontos határozati szöveget csak akkor ír be, ha elhangzott – egyébként jelöli, és az ellenőrző lista időbélyeggel mutatja, hol érdemes belehallgatni. A tervezetet Ön ellenőrzi és hitelesíti. Az első 3 ülés díjtalan.
Frissítve: 2026. október 5.